「仕事が終わらない…」そんな派遣スタッフが身につけるべきタイムマネジメント術
「仕事がなかなか終わらない」というのは、派遣スタッフの悩みの一つによく挙げられます。その際は、タイムマネジメントを意識するだけで、仕事の進め方が大きく変わるかもしれません。
今回は仕事ができる派遣スタッフに欠かせないタイムマネジメント術を8つほど紹介します。
仕事ができる派遣スタッフにはタイムマネジメントが欠かせない
仕事ができる派遣スタッフになるために欠かせないスキルのひとつとして、タイムマネジメントがあります。タイムマネジメントとは、適切に時間を管理するスキルです。
派遣の業務では、限られた時間内で優先度の高いタスクを見極め、適切な時間配分を行って成果を出すことが求められます。
仕事のスピードが遅いと言われがちなスタッフは「無駄な作業に必要以上の時間を費やしてしまう」「いつでも仕事に追われている」などのケースが多いです。
タイムマネジメントができるようになると、以下のようなメリットが得られます。
業務生産性の向上
限られた時間内で成果につながるタスクを見極めて時間を配分できるようになり、業務の生産性を高めることができます。同じ時間内でより多くの業務に取り組めるため、単価アップも期待できます。
モチベーションの向上
短い時間で成果を上げられることで、目標達成の確率が高まります。目標が達成できると、派遣先企業からの高い評価につながり、モチベーションが向上します。与えられた業務に対してさらに前向きに取り組めるでしょう。
ストレスの軽減
限られた時間でタスクをこなすことができると、精神的な余裕がうまれ、仕事に追われることによるストレスから解放されることでしょう。また、業務時間内にタスクを解消できれば、業務後もゆっくり休むことができ、良い状態で次の出勤日を迎えられます。
派遣スタッフ向けのタイムマネジメント術8選
派遣スタッフがタイムマネジメントスキルを身につけるためには、具体的に何がポイントでしょうか。ここでは、おすすめの具体策を8つ紹介いたします。
1.タスクを洗い出し可視化する
まずは、今のタスクを洗い出して可視化しましょう。ざっくりしたタスクがある場合は、ロジックツリーのようなフレームワークを活用し、細かいタスクに切り分けることで、すべきことの全体像を把握できます。
例えば、「提案資料の作成」のようなタスクであれば、「データを集める」「資料の骨子を作成する」「上長のフィードバックを受ける」「資料に落とし込む」のように細分化します。
2.優先順位をつけてから仕事を開始する
仕事に取り掛かる前に、タスクの優先度を整理しましょう。アイゼンハワーマトリクスでは、タスクを「緊急度」「重要度」の軸を用いて4象限に分類し、各タスクの優先順位を明確にします。なかでも「緊急かつ重要」に分類されたタスクから着手することで、効率よくタスクをこなすことができます。
3.時間のかかる業務から時間配分を考える
難しい業務や複雑な内容のタスクは、想定以上に作業時間がかかるはずです。その時間の読みが甘いと、他のタスクに充てる時間が確保できなくなってしまい、仕事が終わらないという悪循環に陥ります。時間がかかりそうなタスクは優先的に時間を確保し、ゆとりをもった計画を立てましょう。
4.マルチタスクをやめる
タスクを進めている最中で他のタスクに気を取られてしまい、結果どちらのタスクも中途半端になってしまう、ということもよくあります。仕事に慣れて、マルチタスクでも効率よく業務をこなせるようになるまでは、一つのタスクを終わらせることに集中しましょう。
5.休憩時間をおろそかにしない
休憩せずに作業を継続できる人も一定数いますが、休憩時間をとらないと集中力やモチベーションが下がりやすく、逆に非効率になってしまいます。例えば、ポモドーロテクニックを活用し、定期的に休むサイクルを実践することで、集中力を維持しながら生産性を改善できるでしょう。
6.タスクは細かく分けて管理
具体的でないタスクは、着手が後回しになりがちです。必要な時間を読み間違えて期日までに納品できないことがあります。大きなタスクは細かく分けて管理し、作業ハードルを下げることで一つずつ着実に進めましょう。
7.タスク管理ツールの活用
ToDoリストなどのタスク管理ツールも、タイムマネジメントに有効です。タスクが完了したらチェックを付けられるため、完了と同時に達成感も得られます。紙のリストも便利ですが、最近は使いやすいWebアプリも多く登場しており、自分に合ったツールを探してみてはいかがでしょうか。
8.振り返りを習慣化する
1日の終わりや週末など、定期的に振り返りの時間を設けましょう。振り返りを行わなければ、タスクを期日通り納品できなかったときにその要因が特定できず、改善の打ち手を見出せません。逆にタスクをスムーズにこなせたときにも、良かった要因を振り返っておくことで、以後のタスクに活かすことができます。
派遣の仕事探しもトップ・スタッフで
今回は仕事ができる派遣スタッフになるためのタイムマネジメント術をご紹介しました。
8つのテクニックを派遣のお仕事に落とし込むことで「仕事が遅い」といわれることを減らしましょう。最初はできなくても、何度も意識し直すことで徐々にできるようになります。
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